员工手册如何成为企业管理和风控的“尚方宝剑”

专题 >  人才管理   发布机构: HRoot  2022-09-06 15:50

员工手册作为企业内部的“小宪法”,既是劳动合同的重要补充,也是员工与企业发生劳动争议时的主要制度依据之一。一份完备的员工手册不仅应包括考勤、加班、休假、报销、用印、违纪等日常管理制度,也应对反歧视、反腐败、反性骚扰等加以规定。本文主要介绍员工手册的作用、常见漏洞与风险,以及如何设计员工手册来避免或降低相关风险。


一、企业制定员工手册的作用


员工手册的主要作用体现在以下三个方面:


1、指引与管理作用。员工手册对于企业文化、行为规范、管理制度等相关规定,使员工直观了解企业的情况、文化、运作方式与要求等,指引全体员工的工作方向。通过对员工手册中各项政策的调整,也可以及时、高效地贯彻企业的最新经营、管理要求。


2、预防与威慑作用。在员工手册中明确违反相关规定的处罚措施,能使员工事先了解违规的后果,自觉抑制或预防违法违规等行为的发生。


3、风险控制作用。明确且规范的员工手册内容可以减少员工与企业之间对权利如何享受、义务如何履行等事项的争议,在发生争议时也可以作为裁审机关审理案件的依据,是企业重要的风控工具。


二、员工手册的常见漏洞与风险


尽管现在许多企业都存在形式上的员工手册,但这些员工手册大多内容单一甚至存在欠缺,且很少使用与更新,存在较大的问题。常见的员工手册漏洞和风险主要体现在以下几个方面:


1、未经民主程序制定。许多企业员工手册的内容来自管理层或HR等部门内部的商讨决定,既未召开职工代表大会,也未听取工会或员工的意见。此种未经民主程序制定的员工手册,通常不会被裁审机关认可其效力。很多案例中,例如(2017)京02民终6959号案例等,法院认为尽管员工存在多次违规行为,但是企业不能依据未经民主程序制定的员工手册作出解除劳动合同的决定。


2、未经公示告知程序。实践中企业常见的公示方式包括:张贴公告、培训、考试、向员工发送电子版或纸质版手册内容等,但上述公示程序若不规范、未完整地留存公示记录以及员工的签收文件等证据,当争议发生时,企业很难就公示程序的内容和过程进行举证,存在较大的法律风险。


3、内容违法。许多企业的员工手册中存在违法的规定,诸如“当年未休完年休假视为自动放弃”,“离职时没有办完交接不给离职证明”等,对于员工手册的违法内容,裁审机关在审理时通常会将相关条款认定为无效,严重时甚至会对企业作出行政处罚。


4、内容缺乏合理性。员工手册中明显不合理或显失公平的内容不被裁审机关所认可。例如“员工迟到10分钟以上属于严重违纪行为”、“员工打黑车将被解雇”等,就属于典型不合理或显失公平的条款。


5、内容存在矛盾。员工手册应避免自相矛盾,如果员工手册与劳动合同或其他管理规定对员工的一种违纪行为作出不同的规定,实践中出现这种情况时,裁审机关通常会作出对员工最有利的解释。


6、内容缺乏可操作性。部分企业在制定员工手册时盲目摘抄法条,对于员工手册的内容没有细化、量化、规范化,使得相关条款很难被应用于实践。此类缺乏可操作性的条款,亦存在不被裁审机关认可或作出对员工最有利的解释的风险。


7、关键内容缺失。员工手册的制定应当针对行业特点和企业内部管理要求“因司而异”,部分企业员工手册多年未更新,或是直接套用网上模板,没有针对企业目前的管理需要而定制或补充相关规则,这类存在缺失的员工手册很可能导致企业在处理违规员工时面临没有制度可依的窘境。


三、员工手册的设计原则


员工手册的设计应当遵循以下几个原则:


1、内容上,员工手册的内容在保证合法性、合理性和可操作性的同时,尽可能涵盖企业管理的主要制度体系及关键内容,避免出现模糊性、矛盾性条款。


2、程序上,应当经过民主与公示程序。具体的民主制定程序可以参考如下步骤:(1)职工代表大会或者全体职工讨论;(2)职工或职工代表提出修改完善方案或意见;(3)企业与工会或者职工代表平等协商确定最终文本。另外,经过民主程序的员工手册应向全体员工公示或告知。企业在公示中也应当注意保留公示证据。例如保留员工签收员工手册的收悉函;如采用宣讲员工手册等方式公示时,应保留告知员工参加培训的通知、培训具体内容的录像、员工签到表等证据;如采用内网、邮件、微信、钉钉等方式公示员工手册时,应当保留发送记录,及员工的已读、回复等证据,同时我们建议对前述电子证据进行公证。


3、适用范围上,员工手册主要适用于与企业签订劳动合同的员工、劳务派遣人员、在境内工作及取得收入的外籍人士;退休返聘人员及实习生可依实际情况适用部分内容;外包人员绝对不能适用员工手册,否则容易被认定为“假外包,真派遣”。


四、员工手册的具体设计建议


根据我们对公开裁判文书的不完全统计,2021年涉及企业规章制度类的劳动争议案件中,关于“加班费”、“年假补偿”、“年终奖”、“员工违纪解除劳动合同”的案件是四类最高频出现的争议,因此,以下将着重分析员工手册中相应四个方面的设计与应用,即加班管理、休假制度、薪酬福利以及违纪管理。


1. 加班管理


在员工要求企业支付加班费的案件中,员工通常向法院提交考勤打卡记录作为加班的证据。部分法院认为,员工仅凭电子打卡记录要求认定存在加班事实的不予支持;但也有部分法院认为企业应当承担更重的举证责任,员工提交考勤打卡记录已经完成了初步举证,企业没有提交反证或作出合理解释时,就应当承担不利后果。为了避免员工利用打卡漏洞,制造加班假象骗取高额加班费的风险,我们建议企业在员工手册中明确加入加班审批的条款。例如,员工加班需要提前向上级领导申请并经过书面审批同意,否则不视为加班。同时,我们建议企业完善考勤设施,例如避免使用员工在公司附近即可用手机打卡的考勤软件等。


此外,我们建议区分值班和加班,值班时员工大部分时间处于待命的状态,可以从事自己的私事或休息,工作量远低于正常工作时间的工作量。实践中,员工要求企业支付值班期间的加班费,裁审机关一般不予支持。因此,为了明确给予员工正确的预期,我们建议企业在员工手册中明确区分值班和加班的不同。


2. 休假制度


Ø  法定年假与福利假


许多企业的员工手册未区分法定年假和福利假。《职工带薪年休假条例》第三条规定的员工年假天数为法定年假,如企业给予员工的年假天数高于该标准的,多出部分为福利假。


法定年假未休完时,根据相关法律规定,企业应向员工支付年假补偿;而福利假未休完时,司法实践中的主流观点认为,如双方没有约定福利假补偿的,企业无需支付任何补偿。但亦有部分法院认为,对于未休完的福利假,企业也应按照法定年假的补偿标准向员工支付福利假补偿。因此,为了避免争议,我们建议企业在员工手册中明确区分法定年假与福利假。例如,员工年假天数高于法定标准的部分是福利假,员工的法定年假休完后,才可休福利假;员工的福利假如未在某一确定日期前休完,视为员工放弃福利假,企业无须支付任何福利假补偿。


此外,为了增加企业管理的灵活性,我们建议企业在员工手册中增加特别休假制度,即如果企业发现员工可能有违纪行为需调查或存在其他需员工暂停工作的情形时,企业有权安排员工休假,并且优先使用其年假。


Ø  病假与医疗期


病假和医疗期是两个经常被混淆的概念,病假指员工经医院的诊断患有疾病,医生建议休养的时间,是生理概念,期限的长短以医嘱为准。医疗期是法律概念,指员工因患病或非因工负伤停止工作、治病休息,而受解雇保护的时间,有法定的期限。如果企业不注意区分病假和医疗期,在员工手册中规定医疗期的工资标准,那么可能会出现员工医疗期已满,但仍在职且仍在病假中的情形,此时双方对于病假工资如何支付可能会产生争议。因此,我们建议企业在员工手册中明确规定病假工资标准,而非医疗期工资标准。


实践中,很多企业的病假工资标准远高于法定的最低标准,这原本是对企业和员工双方都利好的条款,既增加了员工的待遇保障,也增加了企业对员工的激励。但是该等条款经常被少数别有用心的员工利用,故意“泡病假”攫取不正当利益。因此,我们建议企业结合当地的相关政策,根据病假时间的长短,对员工的病假工资标准进行分级递减设置。例如,员工在一个自然年度内享有5天全薪病假;如一个自然年度内累计病假超过5个工作日,则病假工资为基本工资的70%;如一个自然年度内累计病假达到10个工作日(含)以上,则病假工资为基本工资的50%;如一个自然年度内累计病假达到10个工作日以上,按照员工劳动合同履行地规定的病假工资标准执行。


同时,我们建议企业在员工手册中,明确员工请病假所需提交的证明材料,如要求员工提交社保定点医疗机构的诊疗记录等。并在员工手册中设置企业的病假调查权及要求员工去指定医院复诊的权利,以便在员工请病假时间明显过长的情况下,增加企业的主动权和操作的灵活性。


3. 薪酬福利


薪酬福利制度可以不在员工手册中体现,但如决定体现,则需要确保内容明确清晰。如在员工手册列举多项薪酬福利时,应当特别注意各项福利条款的分级设置,避免混合规定出现歧义。


实践中,离职员工年终奖争议高频出现,最高人民法院第183号指导案例认为,离职员工年终奖的发放应当结合员工的离职原因、时间、工作表现以及贡献程度等因素综合考量。在此背景下,我们建议,企业在员工手册中对于年终奖的规定应更加灵活,设置多维度的年终奖考评因素,如根据员工绩效完成情况设置不同的奖金系数,并根据员工一年内的考勤、工时、日常表现等综合确定年终奖发放标准等,而避免仅将员工是否在职作为其能否获得年终奖的唯一标准。


4. 违纪管理


《劳动合同法》第三十九条规定,员工严重违反用人单位的规章制度的,用人单位可以单方解除劳动合同。因此,员工手册是企业处理员工不当行为的重要依据。实践中违纪解除的劳动争议案件占比非常大,但这类案件企业的胜诉率并不高,其重要原因在于企业违纪管理制度存在漏洞。


我们建议企业在设计员工手册中的违纪管理章节时,应着重关注以下三点:(1)详细列举违纪行为,特别是企业所处行业常见的、频发的不当行为,同时进行兜底设置,为新型的、无法穷尽的事项留余地。并根据违纪行为的严重程度、对公司影响的程度等,进行分级,但避免设置过多的层级,建议分为2或3级,比较合适,且便于操作;(2)明确违纪的后果,既要明确处罚的类型,例如书面警告、检讨、通报、扣减绩效分数、解除劳动合同等,又要针对不同级别的违纪行为设置不同的处罚措施,以体现制度的合理性。其中对应的处罚措施,可以是一种,也可是多种;(3)特别关注违纪行为和处罚措施的可操作性,例如员工手册中常见的“重大损失”和“严重失职”等描述难以界定,因此我们建议在员工手册中对此类词汇进行定义和量化,如规定“给企业造成5000元以上的损失为重大损失”等,使相应规定更具有可操作性。


此外,虽然现行法律并未强制规定企业在认定员工违纪时必须给予申诉期。但是从管理的角度,我们建议企业(特别是人员较多的企业)在员工手册中设置申诉机制,好处在于:(1)给员工一个情绪疏散、维护自身利益的正当途径;(2)减少同事之间打击报复的可能性;(3)体现企业作出处理决定的谨慎与细致,实践中更容易得到裁审机关的认可。提请读者垂注的是,如果企业在员工手册中设置了申诉期,就应当严格按规定执行,否则可能被裁审机关认定为处理程序存在问题,从而影响企业解雇等决定的合法性。因此,我们建议企业设置的申诉期限不宜过长,且应在员工手册中明确企业有权根据申请人提供的信息和资料来决定是否受理该申诉,以及在申诉期内不影响企业已经做出的处罚决定和处罚措施等。


制定一份规范的员工手册,仅仅是企业进行管理和风控的第一步,员工手册制定后,企业需严格按照员工手册的规定执行。如果发现员工存在违纪行为,应当及时处理,并应当审慎决定,坚持“一事不再罚”的原则,避免因为一次违纪行为多次处罚而不被裁审机关支持等。总之,设计出一本规范有效的员工手册,并严格按照该手册的内容执行,才能使员工手册真正在企业的管理和风控中发挥“尚方宝剑”的作用,“进”可激励员工、增强企业凝聚力,“退”可保障企业自身的合法权益。


分享嘉宾


喻鑫律师 Leo

竞天公诚律师事务所 合伙人

擅长领域:专注于人力资源及人力资本法律事务,拥有丰富的成功经验和战绩,尤其在服务新经济与高科技公司、金融投资机构、外资企业、国有企业、创始人及高管方面。在股权与员工激励设计,联创与高管的引进和退出,员工舞弊的调查、处理与诉讼,劳资关系与股权谈判、人才争夺与商业秘密保护,人力资源合规,灵活用工,员工信息与隐私合规,突发事件处理,企业控制权争夺,人力资源服务企业的资本运作等重大事务的处理上拥有丰富的创新与成功经验。


高颖律师 Yvonne

竞天公诚律师事务所 顾问

擅长领域:高律师擅长为内外资企业提供高标准的人力资源及资本服务,包括股权与员工激励设计,联创与高管引进和退出,员工舞弊的调查、处理与诉讼,劳资关系与股权谈判,人才争夺与商业秘密保护,人力资源合规,设计与实施优化安置方案,担任常年法律顾问,代理劳动争议案件等。


竞天公诚律师事务所简介

竞天公诚律师事务所于九十年代初设立,是中国最负有盛名的8家红圈律师事务所之一,也是中国首批获准设立的合伙制律师事务所之一。建所近三十年来,竞天公诚在创始合伙人的努力进取和创新探索下,为年轻后备力量打下了坚实基础,并源源不断地提供成长空间及动力。如今竞天公诚已发展成一个以专业著称的综合性律师事务所,在多个行业领域都均处于国内法律服务行业领先地位。

劳动和雇佣业务是竞天公诚的重要业务领域之一,得到了业界的广泛认可与推荐。劳动和雇佣律师团队一直专注于中高端人力资源和劳动法律服务,致力于为客户提供全方位、高品质的劳动和雇佣法律服务。竞天公诚的劳动和雇佣业务获得了市场广泛赞誉,包括但不限于:

(1)2022 LEGAL 500-劳动争议(北京)领域推荐律所

(2)2022、2021 及2020年度中国顶级律师排行榜劳动法业务推荐律师

(3)《中国法律商务》- 2020 年度杰出劳动法律师事务所大奖

(4)2020 年度亚太地区争议解决(劳动和雇佣)律所排行榜推荐律所

(5)《中国法律商务》- 2019 年度杰出劳动法律师事务所与律师提名

(6)《商法》- 2017-2018 年商法卓越律所大奖雇佣及劳资关系大奖

(7)ALB -2018 年度劳动与就业律师事务所大奖提名

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